Для передачи заявления и комплекта документов в лицензирующий орган, либо иной корреспонденции в любую иную организацию, путем нарочной доставки, следует подготовить реестр для передачи. Подобный реестр служит документом, подтверждающий передачу в экспедицию (или вручение уполномоченному лицу) отправляемого пакета документов.
При передаче отправитель передает в экспедицию (уполномоченному лицу получателя) запечатанный пакет (конверт), на котором должны иметься сведения об отправителе, получателе, как это предполагается для пакетов (конвертов) исходящей корреспонденции, а также номер и дату исходящего (сопроводительного) письма (заявления), которое содержится в пакете (конверте) вместе с необходимыми документами. Во время передачи получатель должен сделать необходимые записи в двух экз. реестра, при этом 1 экз. реестра забирает получатель, а 2 экз. возвращается отправителю.
Ниже представлен вариант универсального реестра для нарочной передачи отправлений, а также образец его заполнения, доступные для скачивания.
Подготовка реестра
При подготовке реестра отправителю следует:
- Указать номер реестра, если в организации-отправителе имеется соответствующий учет, и внести сведения в журнал учета;
- Заполнить дату отправления;
- Указать наименование получателя;
- Указать наименование отправителя, его ИНН;
- В таблице заполнить строки с информацией об адресе отправки, кому адресован пакет, какие номера отправлений и даты указаны на пакете, указать отметку, свидетельствующую о конфиденциальности документов, если в отправляемом пакете имеются документы с ограничительными отметками;
- Указать количество передаваемых пакетов, а также количество номеров документов, которые содержатся в пакете (одним реестром можно передавать несколько пакетов которые могут иметь один или несколько номеров).
- Распечатать реестр в двух экземплярах, на каждом проставить номер экз. в верхнем правом углу.
- Поставить личную подпись уполномоченного сотрудника отправителя (например делопроизводителя или секретаря), указать инициалы и фамилию отправителя (того кто подписал реестр), а также круглую печать организации (либо печать для пакетов, при наличии) в обоих экземплярах реестра.
- Все остальные сведения заполняются получателем при вручении пакета.
Как правильно получить пакет по реестру
При получении пакета (конверта) по реестру получатель (приемщик) делает следующие записи в обоих экземплярах реестра:
- Указывает количество принятых пакетов в реестре;
- Ставит свою личную подпись в соответствующем разделе реестра, указывает инициалы и фамилию, а также ставит печать организации (печать для пакетов или штамп).
- Внизу реестра ставится дата и время приемки пакета документов получателем (приемщиком).
В итоге у получателя (приемщика) должен остаться запечатанный пакет документов, а также один экземпляр реестра, а у отправителя только второй экземпляр заполненного реестра.